Když účetní ve výrobní firmě zjistila, že jedno z dodávek několik týdnů nemělo platné povinné ručení, nejdřív hledala chybu v leasingové smlouvě. Auto přece patřilo leasingové společnosti. Jenže dodávku používala firma, měla ji ve svém provozu a právě ona byla vedená jako provozovatel. Odpovědnost tedy neležela automaticky na vlastníkovi, ale na firmě.
Podobné situace vznikají hlavně tam, kde se vozidla pořizují různými způsoby. Jedno auto firma vlastní, další má na leasing, jiné si pronajímá a část vozového parku obměňuje po několika letech. Povinné ručení přitom potřebuje každé vozidlo, které se účastní silničního provozu. U flotily se proto vyplatí mít jasno nejen v pojistných smlouvách, ale také v tom, kdo je u jednotlivých vozidel zapsaný jako provozovatel.
Od 1. dubna 2024 platí zákon č. 30/2024 Sb., podle kterého povinnost sjednat pojištění nese provozovatel vozidla. Není to tedy automaticky vlastník. Leasingová společnost může být vlastníkem, zatímco provozovatelem je podnik, který auto používá pro své zaměstnance, zakázky nebo rozvoz zboží. U vlastního firemního auta se obě role často potkají v jedné osobě, u leasingu nebo dlouhodobého pronájmu se ale mohou rozdělit.
Praktický začátek je jednoduchý: u každého vozidla si firma ověří technický průkaz, evidenci vozidel, datum převzetí a osobu provozovatele. Pak zkontroluje, zda pojištění začíná nejpozději ve chvíli, kdy vozidlo skutečně vstupuje do provozu. Nestačí spoléhat na to, že „to zařídí leasingovka“ nebo že pojištění automaticky přechází z předchozího auta. U flotily se podobná domněnka může násobit každou další dodávkou.
Zákonné minimum není částka, kterou by si firma volila podle velikosti svého vozového parku. Jde o minimální limit pojistného plnění 50 milionů korun na každého poškozeného při újmě na zdraví a 50 milionů korun celkem při škodě na majetku. Pojišťovna z tohoto pojištění hradí oprávněné nároky poškozených, například škodu na jejich vozidle nebo újmu způsobenou při dopravní nehodě.
U firemního auta však může být skutečná škoda výrazně vyšší než u běžného osobního provozu. Řidič dodávky může poškodit několik zaparkovaných aut, nákladní vůz může zasáhnout vybavení provozovny a nehoda služebního vozidla může mít dopad na zaměstnance, zákazníky i další účastníky provozu. Zákonné minimum proto nemusí být pro každou firmu rozumným stropem. Vyšší limit znamená vyšší pojistné, ale také větší rezervu při události, která se z obyčejného ťuknutí během několika minut změní v drahý problém.
U flotil se často řeší více vozidel najednou, přesto by firma neměla přijmout nabídku jen podle celkové ceny. Rozhoduje druh vozidel, jejich využití, počet řidičů, území provozu i škodní průběh. Jinak se posuzuje několik osobních aut pro obchodní zástupce a jinak nákladní dodávky, které denně objíždějí stavby. Rozdíl může vzniknout také mezi vozidlem používaným jen v jednom městě a autem, které pravidelně jezdí do zahraničí.
Pojišťovna musí při výpočtu pojistného zohlednit škodní průběh za nejméně pět a nejvýše dvacet let. Pro firmu s delší historií to může být výhoda, pokud měla nehody pod kontrolou. Jestliže se vozový park v průběhu let měnil nebo pojištění přecházelo mezi více pojistiteli, vyplatí se dát dohromady souvislý přehled. Na žádost musí pojišťovna poskytnout výpis škod do 15 dnů.
Takový výpis není jen administrativní papír. Při změně pojišťovny může ukázat, proč nová nabídka vyšla výrazně dráž, než firma čekala, nebo naopak doložit dlouhé období bez škod. U větší flotily je dobré vést vlastní evidenci: registrační značku, VIN, provozovatele, pojistitele, číslo smlouvy, začátek a konec pojištění i datum vyřazení vozidla. Tabulka zabere méně času než dohledávání dokumentů po nehodě nebo při kontrole.
Největší finanční nepříjemnost vzniká ve chvíli, kdy vozidlo zůstane v provozu bez pojištění. Za každý den takového provozu platí provozovatel příspěvek České kanceláři pojistitelů. Jeho výše se určuje podle druhu vozidla. K tomu se může přidat odpovědnost za škodu způsobenou nepojištěným vozidlem, která může být pro firmu podstatně vyšší než samotný příspěvek.
Výzva k úhradě příspěvku musí dát provozovateli nejméně 30 dní na zaplacení. U registrovaného vozidla navíc zaniká nárok České kanceláře pojistitelů na příspěvek za nepojištěné období, pokud provozovatele písemně nevyzve do jednoho roku od vzniku povinnosti. To ale není důvod nechávat věc bez reakce. Firma by měla ověřit, zda vozidlo opravdu nebylo pojištěné, od kdy případná mezera trvala a kdo byl v dané době jeho provozovatelem.
Změny ve flotile vyžadují stejnou pozornost jako samotné sjednání smlouvy. Při prodeji auta, jeho vrácení leasingové společnosti nebo dočasném vyřazení se musí správně ukončit také povinnost spojená s provozem. Nové vozidlo zase potřebuje pojištění ještě před prvním pracovním výjezdem, ne až ve chvíli, kdy se objeví ve firemní evidenci. U deseti aut může jít o deset drobných úkolů. U stovky vozidel už je to systémová práce, kde jediný chybějící záznam snadno zapadne mezi ostatní.
